Quando a TI não acompanha o crescimento da empresa

Quando uma empresa está crescendo e quer se estruturar durante sua expansão, o lugar-comum é pensar em dois eixos: o comercial e o operacional, sendo que o operacional é normalmente associado a questões específicas da atividade-fim da empresa. Porém o que muitos empresários negligenciam é a área da Tecnologia da Informação (TI).

Mesmo que a TI possa não interferir diretamente na atividade-fim da empresa, ela acaba por sustentar toda a parte operacional na maioria das organizações. Funil de vendas, atendimento ao cliente, armazenamento de dados e informações essenciais… muita coisa em toda empresa acaba dependendo de recursos de TI.

Ainda assim, durante a expansão de muitas empresas, a TI acaba sendo negligenciada, gerando gargalos enormes nas demais áreas e sufocando o crescimento do negócio. Falhas constantes, sistemas sobrecarregados, backups que não funcionam… não há como pensar a expansão sólida de uma empresa sem levar em conta a Tecnologia da Informação.

Hoje vamos falar sobre isso e mostrar o quão dedicado e complexo pode ser o trabalho de reestruturação de TI numa empresa em expansão. Fique ligado!

Sintomas: quando a TI “fica pequena”

Como saber se a TI “ficou pequena” para o negócio, ou seja, quando a estrutura existente de TI não comporta mais as necessidades crescentes de uma empresa em expansão? É difícil estabelecer um ponto exato, ainda mais quando a expansão da TI não é planejada antecipadamente.

Entretanto, é possível observar alguns sinais claros de que a TI da empresa já não dá mais conta da necessidade. Vamos a eles:

Os setores começam a contratar soluções por conta própria porque a TI já não dá mais conta, gerando brechas de segurança e falta de centralização;

A liderança evita novas ferramentas porque sabe que a infraestrutura atual não vai suportar. É o famoso “melhor não mexer nisso” – e nada evolui;

A empresa improvisa demais na TI, fazendo integrações manuais porque os sistemas não se conversam, controlando processos via planilhas de Excel, etc., gerando trabalho desnecessário e riscos de falhas;

O onboarding de novos funcionários é lento e caótico: computador do novo colaborador leva dias para ser configurado, licenças e acessos demoram para ser autorizados… pior é quando o funcionário nem sabe mais a quem pedir;

Tudo depende daquele técnico “faz-tudo” que tem o próprio método (que ninguém conhece). Se ele sai de férias, a empresa entra em pânico;

Lentidão em horários de pico… essa é clássica: a infraestrutura não aguenta variações de demanda e deixa a equipe na mão justamente nas datas comerciais, no fechamento do mês, no pico do fluxo de atendimentos.

Você identificou algumas dessas situações na sua empresa? Fique atento e comece a avaliar sua TI desde já, pois é provável que ela não esteja mais à altura do que sua empresa necessita. E aí começa o problema: a TI deixa de ser ativo estratégico para virar limitação e dor de cabeça – e o crescimento da organização fica estrangulado.

O que está em jogo numa reestruturação de TI

Reestruturar a TI para garantir segurança, fluidez e assertividade no funcionamento de uma empresa em crescimento não é uma tarefa simples; exige um olhar especializado e planejamento hábil em diferentes aspectos.

Não se trata só de aumentar a capacidade dos servidores ou comprar novos softwares; reestruturar a TI envolve planejamento detalhado de infraestrutura e a construção de um ecossistema de softwares que conversem entre si.

Além disso, é preciso dimensionar o processo com precisão: reestruturar errado “para menos” mantém os gargalos e riscos mesmo após o investimento, enquanto superdimensionar as mudanças pode jogar dinheiro fora com hardware e software desnecessários e ociosos.

Vamos a alguns detalhes a observar, ponto a ponto, numa reestruturação de TI:

Nuvem: é preciso definir o que fica local e o que vai para a nuvem, seja pública ou privada. Isso envolve cálculo de latência e arquitetura de servidores;

Conectividade: pode ser necessário redesenhar toda a topologia da rede. Criação de links de Internet redundantes também é importante;

Cibersegurança: instalação de firewalls, considerar o uso de redes privadas virtuais (VPN), implantar sistemas de detecção de invasões e realizar segmentação de rede (para isolar eventuais vírus e impedir que eles se espalhem pela rede);

Backup: estruturação de rotinas automatizadas de backup e teste do tempo de recuperação caso tudo caia;

Gestão: integração oumigração de sistemas de gestão antigos para soluções robustas de mercado (Salesforce, TOTVS, SAP, etc);

Ambiente de trabalho: padronização através de soluções que unifiquem e-mails, armazenamento e comunicação interna no mesmo ecossistema;

Monitoramento: uso de soluções confiáveis para monitorar a saúde da TI em tempo real (Zabbix, Datadog, etc.), detectando possíveis travamentos e problemas em servidores antecipadamente.

Não é brincadeira! Falamos aqui de repensar a TI desde a sua base, planejando tudo desde o princípio – dimensionamento de servidores, ecossistemas a serem implantados do zero e assim por diante – e garantindo que as soluções não só sejam eficientes, mas também seguras e que interajam entre si.

Time interno ou terceirização?

Como vimos, a tarefa de reestruturar a TI para que ela acompanhe o crescimento da empresa é complexa e precisa ser tratada com cuidado. Justamente aí que surge o dilema: reforçar o time interno de TI para que assuma o projeto ou chamar uma equipe especializada?

Embora o time da própria empresa possa contar com a confiança dos gestores, uma reestruturação exigirá contratação de pessoal a fim de cobrir todas as frentes, o que acarreta uma série de custos e encargos trabalhistas (fora a rotatividade natural do setor).

Uma empresa terceirizada pode trazer um time de especialistas já dimensionado para a necessidade do contratante, atendendo-a sem encargos e gastos desnecessários. Além disso, um olhar externo traz, muitas vezes, soluções que não seriam pensadas pelos gestores internos.

Por isso, na hora de repensar a TI da sua empresa para atender a novos desafios e oportunidades, não hesite e chame a INOVIT para te ajudar num diagnóstico. Fale conosco e conte com ajuda especializada do zero!

Renato Carneiro – CEO INOVIT