5 gargalos operacionais que roubam a sua produtividade

Todo empreendedor traz em si a ideia de que a dedicação gera resultados. No entanto, nem sempre o trabalho duro traz o resultado esperado… e, nesses casos, a culpa pode não ser das pessoas envolvidas no processo, mas nas ferramentas utilizadas.

Muitos gestores coçam a cabeça ao verem uma equipe que, mesmo empenhada, não entrega o resultado que deveria. O que foge ao olhar deles, entretanto, é que pode existir uma série de “pedágios” de tempo e dinheiro no funcionamento da empresa: infraestrutura de tecnologia inadequada, ferramentas defasadas, processos que não funcionam e outros pequenos vilões que “matam” a produtividade de forma quase invisível.

Hoje vamos entender quais são esses possíveis vilões na Tecnologia da Informação (TI) que criam gargalos operacionais pouco notáveis individualmente, mas que estrangulam a produtividade da empresa quando combinados. Fique ligado e vamos nessa!

Lentidão de sistemas essenciais

Softwares de gestão (como ERPs) demorando para carregar; pastas no servidor que demoram a abrir; conexão de Internet que oscila e fica lenta todo dia… há algo em comum nestes exemplos? Sim: todos representam a lentidão de funções essenciais para a área operacional da sua empresa.

Uma demora de alguns segundos a mais (ou pior: minutos, em casos mais graves, especialmente no exemplo da Internet) pode parecer um inconveniente pontual, mas, quando somadas, as “pequenas” falhas e lentidões da TI no cotidiano podem se transformar em horas de improdutividade no fim do mês (e tempo parado é dinheiro perdido!).

Além disso, há que se considerar a falta de foco. Cinco minutos esperando uma tela carregar num momento fundamental do serviço quebram o ritmo de trabalho do colaborador, tirando a concentração e gerando um prejuízo de tempo maior em cascata.

Improviso que compensa defasagem

Ao longo do tempo, muitas vezes, as empresas contratam soluções que – normalmente por falta de planejamento – não se “conversam” entre si e acabam não atuando de forma integrada.

Além disso, muitos programas se tornam obsoletos para a necessidade da empresa, não acompanhando seu desenvolvimento em outras áreas e ficando para trás no aspecto da fluidez e automação dos processos.

O efeito dessa soma de fatores é a crescente necessidade de trabalhos manuais e improvisos: equipe que precisa fazer relatórios de forma 100% “artesanal”, tem que copiar dados manualmente ou checar diferentes programas ou sistemas para fazer a mesma tarefa.

O resultado final é um desperdício de talentos que ficam presos em tarefas mecânicas, perda de tempo e ainda uma maior chance de erros – ou seja, prejuízo em diferentes frentes.

O “efeito bombeiro”

Já diz o ditado: prevenir é melhor que remediar. Quando o assunto é gestão, se não há planejamento, a prevenção fica negligenciada e o jeito é remediar toda hora, gerando transtornos constantes à empresa.

É o “efeito bombeiro”: quando o suporte interrompe tudo o que está fazendo para apagar incêndios. Pode ser uma pasta que some misteriosamente do servidor ou um programa que trava e não sai do lugar; o fato é que, se não houve a devida atenção com planejamento e gestão da TI, problemas graves vão acontecer a toda hora.

Assim, fica formado o caos: equipe que não consegue trabalhar enquanto o problema não for resolvido, time de suporte desesperado atrás da solução… e o faturamento parado (isso fora o tempo de retomar o trabalho adequadamente após a resolução). E tudo se repete no dia ou semana seguinte, já que a raiz do problema certamente não terá sido resolvida.

Descentralização de arquivos

Uma prática muito comum em empresas que não possuem uma TI bem estruturada é o “cada um por si” na hora de salvar e transferir arquivos. Como não há uma nuvem ou servidor central (ou não funciona direito, ou a equipe não tem a cultura de usá-los), cada um salva e transfere arquivos de um jeito.

Um colaborador deixa um arquivo importante salvo apenas na sua máquina, sem backup e sem que outra pessoa possa acessar; outro compartilha com o colega via WhatsApp ou e-mail pessoal; outros utilizam nuvens pessoais.

Essa falta de padronização na forma de salvar, editar e transferir arquivos gera um pandemônio operacional que pode roubar tempo de maneira pouco perceptível. Arquivos importantes acabam se perdendo (ou vazando para públicos que não deveriam ter acesso), colaboradores editam versões desatualizadas, e, claro, cria-se um enorme ruído e retrabalho para achar os arquivos certos e distribuí-los adequadamente.

A falta de organização na gestão de arquivos cria um gargalo operacional enorme e ainda um risco quanto à segurança dos dados – o que, em tempos de LGPD, pode gerar problemas legais imensos (fora os danos à reputação da empresa).

Onboarding caótico

Quando se contrata um novo funcionário, certamente a intenção do gestor é integrá-lo e treiná-lo o mais rápido possível. Quando a adaptação, ou onboarding, demora, isso se transforma em produtividade baixa (ou até zerada).

Para quem está com a TI desorganizada, o onboarding pode se tornar caótico: o funcionário novo não consegue acesso ao e-mail corporativo, ao servidor, à nuvem, seu computador não está configurado… sempre que acessos, configurações e permissões demoram de sair – muitas vezes, sem que ninguém saiba exatamente o porquê –, o novo colaborador fica sem produzir e acaba tambémse desmotivando.

Garantir um onboarding assertivo e rápido é fundamental para manter o colaborador motivado e produtivo desde o primeiro momento; ter a TI funcionando como deve ajuda a evitar o gargalo que representa um novo funcionário de braços cruzados.

Terceirizar para fluir

A melhor maneira de evitar os gargalos operacionais de que falamos é planejando a TI e os eliminando antes mesmo que aconteçam: como dissemos, prevenir é melhor do que remediar.

Nesse contexto, ter um parceiro que olhe a TI de fora e pense nela como um ativo estratégico a ser integrado de forma eficiente com cada detalhe no cotidiano da empresa é fundamental.

A INOVIT tem ampla experiência na terceirização da TI de forma especializada, desde a infraestrutura ao suporte. Faça um diagnóstico hoje e coloque sua rotina operacional para fluir!

Renato Carneiro – CEO INOVIT