TI em escritórios de advocacia: o que você precisa saber.

No ramo da advocacia, entretanto, há cuidados específicos que precisam ser tomados. A necessidade de garantir dados de processos, resguardar os escritórios juridicamente e ter informações à mão deve levar a um planejamento específico na área de TI.

Hoje, vamos abordar alguns pontos sobre os quais todo escritório de advocacia deveria se debruçar para ter uma operação tranquila e, sobretudo, confiável nos aspectos técnico e jurídico. Vamos nessa!

Olho no backup

O funcionamento de todo escritório de advocacia depende de uma série de arquivos: procurações, cópias de processos antigos, elementos probatórios… muitos escritórios acham que estão seguros porque possuem backup desses dados, mas nunca testaram sua restauração.

Continuidade do serviço é fundamental na dinâmica de um escritório. Quanto tempo a empresa aguenta ficar parada se o servidor principal queimar? E quando os dados forem recuperados, quem garante que documentos essenciais para processos de clientes não foram corrompidos?

Além disso, existe sempre o risco de ciberataques em busca de dados valiosos. O backup do seu escritório é robusto o suficiente para resistir? Um levantamento da consultoria Veeam mostra que 93% dos ciberataques a empresas foca nos backups a fim de forçar o pagamento de resgate pelos dados.

Já imaginou um ransomware “raptando” documentos vitais para o escritório e ainda repletos de informações de terceiros? Fique de olho no backup, garanta sua confiabilidade e fuja de problemas!

Política de segurança e sigilo

Quando o assunto é sigilo e preservação de dados, não há ramo de negócio em que a preocupação se justifique mais do que a advocacia. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e o próprio estatuto da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) impõem regras rígidas para a captação, tratamento, armazenamento e sigilo dos dados de clientes.

Nesse contexto, zelar pela segurança e sigilo de informações e arquivos é essencial. Em primeiro lugar, é necessário criar uma política nessa área com diretrizes claras do que deve e não deve ser feito. Aqui vão algumas ideias para o seu escritório debater:

Controle de acesso: nem todos os funcionários precisam ver todos os processos ou documentos. Restrinja acesso a arquivos e pastas por equipe ou área de atuação;

Dispositivos pessoais: acessar arquivos de trabalho em dispositivos pessoais pode trazer riscos à segurança dos dados. Considere proibir a equipe de usar celulares e computadores pessoais para isso. Uso de Wi-Fi público também é um ponto de atenção;

Capacitação e informação: capacite a equipe do escritório no sentido de reconhecer e evitar golpes de engenharia social (phishing), não instalar programas de terceiros sem autorização, criar senhas fortes, etc. Lembre-se que a maior parte das invasões acontece por erro do usuário!

Muitas vezes, é necessário fazer um diagnóstico especializado para entender as falhas de segurança que a empresa já apresenta e montar um plano que resguarde os dados com tranquilidade e confiabilidade.

Criar e manter boas práticas de uso da TI e tratamento adequado do quesito segurança é indispensável para reduzir riscos operacionais (e todos os problemas jurídicos que vêm com problemas de vazamento de dados). Fique ligado!

Visão ampla para garantir tranquilidade

Entender a TI de maneira ampla e considerá-la uma área de extrema atenção no negócio é imperioso na área da advocacia, assim como em muitas outras (e cada vez mais, dados os riscos crescentes).

Além do que já dissemos, é importante, de forma correlata, manter:

. Softwares sempre originais e licenciados;

. Monitoramento ativo para detectar quedas de sistema e tentativas de ataques;

. Revisão habitual de ferramentas e processos;

. Controle centralizado sobre tudo que acontece na TI da empresa.

. Gerir de forma especializada a TI, vendo-a não só como uma área central, mas como uma demanda constante para a gestão, ajuda a garantir tranquilidade para o funcionamento do escritório;

. Prevenção e responsabilidade andam de mãos dadas nesse cenário.

Partindo desse entendimento, é importante sempre considerar a hipótese de ter apoio profissional externo na TI, realizando ações que levem à compreensão do cenário e solução rápida de problemas:

. Diagnosticar riscos à segurança;

. Identificar falhas na operação (tanto nas ferramentas quanto, especialmente, na prática dos usuários);

. Fornecer infraestrutura robusta para garantir confiabilidade;

. Dar suporte em mudanças de ferramentas e processos que sejam necessárias;

. Entregar o conhecimento necessário para que a empresa consiga gerir seu cotidiano através da TI sem sustos.

. Percebeu o tamanho do desafio? Esperamos que sim. Avalie o cenário do seu escritório hoje e considere chamar apoio especializado se entender que os riscos podem ser maiores do que a capacidade de resolver (e, sobretudo, prevenir) problemas.

Conte conosco se precisar de um diagnóstico confiável e um “norte” sobre o que fazer. Seriedade e assertividade são fundamentais!

Renato Carneiro – CEO INOVIT