Sua empresa é refém do técnico de TI?

Entender o motivo é importante, pois você pode estar tranquilo devido a um bom planejamento que garantiu uma TI robusta… mas você pode também estar dependendo de uma única pessoa que, sozinha, garante que tudo funcione.

Se o seu caso for a segunda opção, cuidado: sua empresa pode ser uma “refém silenciosa” desse funcionário. Hoje, tudo pode correr bem, pois ele está lá, presente, satisfeito e resolvendo tudo “de cabeça”; mas amanhã ele pode não ser mais parte da equipe, ou estar desmotivado, ou ficar doente.

Se sua empresa corre o risco de virar um pandemônio se esse técnico “ficar offline”, cuidado: você está em maus lençóis! Hoje, vamos entender como é que uma empresa chega a esse ponto, os riscos envolvidos e o que fazer para sair dessa situação.

Informalidade e improviso

O “efeito refém”, ou seja, a dependência de uma empresa do seu técnico de TI, começa a partir da negligência. A negligência leva as empresas a não considerarem soluções formais, planejadas, e cair na “tentação” de deixar tudo nas mãos do técnico que tem uma gambiarra para resolver tudo.

Gerenciamento de acessos? Não precisa, Fulano sabe de cabeça todas as senhas. Planejar infraestrutura? Não, Fulano “deu um jeito” no cabeamento e nos equipamentos. Softwares originais? Não, Fulano tem “um canal” para piratear.

Não importa se é uma atitude equivocada ou simplesmente a ausência de processos; aquele técnico sempre dá uma “solução criativa” em tudo “do jeito dele”, e, ao longo dos meses (ou anos), acumula uma série de “procedimentos-padrão” que só ele sabe, e que nunca constariam em nenhum manual.

Optar pela negligência, aceitar o improviso, tolerar a informalidade, só porque “até aqui deu certo” é a gênese do técnico “superpoderoso”: ele resolve tudo… porém mais ninguém resolve nada. Backups, macetes, senhas… tudo com ele!

Prejuízo e estresse

Ser “refém” de uma única pessoa quando o assunto é TI pode aparentemente não fazer mal durante a algum tempo, mas é garantia de desastre. Em algum momento, o castelo de cartas da negligência irá desabar, trazendo prejuízos financeiros e até reputacionais – para não falar no estresse.

O técnico “que resolve tudo” acaba se tornando uma figura indispensável e, se por algum motivo ele não trabalha bem (ou fica doente, ou tira férias), tudo fica confuso, os processos se tornam lentos e os problemas não se resolvem.

Isso, por si só, já pode trazer problemas sérios na operação; entretanto, mesmo com o funcionário “mágico” presente, seu improviso – e a falta de controle natural num cenário onde ele faz tudo sozinho – pode parar de funcionar a qualquer momento. O “puxadinho” na infraestrutura pode não aguentar mais, o programa que o técnico instalou pode deixar de funcionar… pior, dados importantes podem acabar se perdendo (ou sendo expostos) por falhas básicas que qualquer TI efetivamente organizada poderia evitar.

Se, com o técnico presente, o risco de um problema já existe e é mais alto do que se pensa devido ao caráter improvisado e pessoalista do seu trabalho, imagine o pior cenário: ele deixa a empresa do dia para a noite. E agora? Ninguém foi treinado para fazer o que ele faz e seus colegas não têm ideia de como desembaraçar o emaranhado de soluções “criativas” do antigo funcionário.

Não tenha dúvida: ser refém de um único técnico de TI é garantia de estresse, prejuízo e problemas na operação. É apenas uma questão de tempo.

Sintomas do desastre

Quando a sua empresa se torna refém daquele técnico de TI de quem todos dependem para “destravar” qualquer situação, alguns sintomas surgem claramente. Qualquer gestor precisa tomar uma atitude imediata (e já falaremos dela) ao notar algum desses “sintomas do desastre”:

Inexistência de mapeamento de rede, senhas mestras, inventário de licenças de programas ou planejamento de infraestrutura (entre outros itens);

Suporte que fica totalmente perdido quando o técnico “mágico” sai de férias ou fica doente (isso se houver um setor de suporte);

Lentidão de processos que envolvem TI quando o dito-cujo não está na empresa;

Excesso de improvisos (“gambiarras” com equipamentos, uso de programas piratas, etc.).

Quando isso tudo começa a acontecer (se já não for cenário comum na sua empresa), não se engane: é hora de agir! A TI de qualquer empresa deve ser um patrimônio do negócio e não um segredo mantido na cabeça de qualquer dos seus funcionários. A operação não pode parar porque uma única pessoa parou.

Transição com segurança

Como sair do cenário de dependência de um único colaborador? Uma possível solução é chamar uma empresa especializada, focada em terceirização de TI, que consiga entender o cenário em que sua organização está hoje e realizar uma transição segura e sem sustos do improviso para o planejamento.

Algumas das atitudes que uma terceirizada atenta e com expertise irá tomar no caso de uma “empresa refém do técnico”:

Mapear toda a infraestrutura;

Identificar senhas e acessos (e checar sua segurança);

Criar um SLA (Service Level Agreement), ou seja, um prazo máximo estipulado para a solução de problemas, e não “quando Fulano responder”;

Estabelecer e organizar processos que sejam realmente funcionais;

Orientar a equipe sobre como operar programas e equipamentos;

Criar estratégias de prevenção e solução de problemas.

Assim, acaba a dependência individual e entra a operação de TI com uma equipe organizada, evitando sustos e eliminando os improvisos.

Não dê chance ao prejuízo e deixe o mais rápido possível de ser “refém” do técnico de TI! Chame a INOVIT para um diagnóstico especializado hoje!

Renato Carneiro – CEO INOVIT | INOVIT Consultoria e Soluções em TI