Shadow IT: quando a gambiarra vira regra oculta

Muitas organizações negligenciam sua TI e “institucionalizam” as soluções paliativas e improvisadas. Para muitas empresas, o gargalo operacional na TI é uma realidade conhecida e uma infeliz parte do cotidiano.

Entretanto, há também outro cenário: às vezes, processos e ferramentas adequados existem, mas não são usados; a TI tem certo nível de planejamento, oferece ferramentas e protocolos específicos aos funcionários, mas eles acabam optando por soluções “alternativas” por conta própria.

Essa é a chamada “Shadow IT”, ou “TI Sombra”, e vamos entender o que isso significa no texto de hoje!

TI nas sombras

O funcionário precisa enviar um arquivo pesado, mas a solução corporativa não aguenta o tamanho; ele opta pelo uso de um WeTransfer pessoal. Um departamento precisa organizar um fluxo de tarefas e alguém decide que um Trello informal é melhor que a solução tida pela empresa. Outro grupo combina questões sensíveis do trabalho por grupo de WhatsApp sobre o qual a gestão nem desconfia.

Aí começa a se configurar a Shadow IT, ou seja, a TI nas sombras: os funcionários começam a criar soluções próprias para as demandas do dia a dia sem que a gestão da empresa (e especialmente o suporte de TI) saiba.

Esse fenômeno é comum e pode acontecer por diversos fatores:

Os processos e ferramentas instituídos pela empresa não dão conta do que a equipe precisa;

A capacitação foi ineficaz (ou nem existiu) e os funcionários apenas estão fazendo o que consideram mais fácil, prático, compreensível;

O jeito “correto” de fazer simplesmente não existe, obrigando a equipe a ser “criativa”.

Os funcionários sempre darão um jeito de trabalhar, por mais confusa e improvisada que a rotina possa se tornar. Quando a TI tem lacunas ou defasagens em relação à necessidade real das equipes, o improviso surgirá, muitas vezes sem o conhecimento do suporte em TI, para o qual talvez esteja “tudo normal”.

Se sua TI virou obstáculo e a equipe está “dando o jeito dela”, fique atento: é problema na certa! Vamos ver mais a respeito.

O risco de uma TI “oculta”

Quando os funcionários começam a inventar soluções próprias e informais para resolver a demanda do dia a dia, que riscos aparecem? Vejamos alguns dos problemas.

Perdas e vazamentos de dados: informações que circulam no Trello ou grupo de WhatsApp que a equipe criou são muito mais propensas a vazarem para pessoas de fora da empresa. Além disso, se um funcionário deixa a firma, pode levar com ele o acesso a ferramentas e pastas cujos arquivos não têm backup.

Falhas no controle: o compliance se perde pois os gestores não conseguem saber se o trabalho está sendo feito conforme os padrões da empresa e as normas legais (como a Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD), muito menos levantar informações e estatísticas que possam ser necessárias à melhoria da operação (já que tudo roda “às escondidas”).

Custos aumentados: setores podem acabar colocando os custos de ferramentas “paralelas” dentro do orçamento de forma oculta, sem aprovação da TI, gerando despesas maiores ou até duplicadas em relação a serviços que já existem, mas não são utilizados.

Confusão operacional: muitas vezes, pessoas precisam de acesso a documentos e rotinas de outros setores/equipes; se cada grupo de funcionários gerencia as tarefas e arquivos num ambiente diferente, o fluxo de informações pode se tornar caótico.

Se uma TI mal dimensionada e feita informalmente já é ruim, o cenário é pior quando essa prática acontece de forma oculta. A “Shadow IT” traz todos os problemas que sempre comentamos aqui no blog quando falamos de falta de planejamento, negligência, etc., porém com o agravante de fugir mais ainda ao controle dos gestores.

Práticas “paralelas” de TI representam, assim, um risco em vários níveis: no aspecto operacional, perde-se produtividade e cria-se risco de falhas catastróficas por perda de dados; no aspecto gerencial, perde-se controle; no financeiro, as despesas tendem a aumentar; e ainda há um aspecto legal e reputacional com o risco de se infringir a LGPD.

Causas e soluções

A existência de uma “Shadow IT” na sua empresa tende a revelar um cenário onde a gestão está em descompasso com a equipe: a chefia não entende as demandas dos funcionários, não compreende seus problemas e não debate soluções de TI adequadas.

Se a gestão não é a responsável direta por uma TI defasada que “força” os empregados a atuarem “por conta própria”, ela está, no mínimo, desconectada do suporte. Muitas vezes, o suporte acaba se tornando uma barreira onde todas as sugestões e ideias morrem, insistindo nas mesmas ferramentas, equipamentos e processos, contando com a leniência da gestão da empresa.

Seja um caso ou outro, a solução passa por atitudes proativas tomadas de maneira objetiva:

Entender as reais demandas das equipes da empresa;

Comparar a necessidade real com o que a TI hoje oferece;

Fazer um diagnóstico: onde estão os gargalos, onde as informações se perdem e qual a real extensão (e impacto) da “Shadow IT”;

Uma vez entendido o cenário, planejar as soluções e trazer a equipe para participar, ouvindo suas ideias e treinando-a para se adequar a processos que realmente funcionem.

Chamar um time de TI terceirizado e especializado em diagnóstico e planejamento pode fazer a diferença nessa hora. Entender adequadamente o que está acontecendo, planejar a transformação e colocá-la em prática, mantendo o suporte próximo da equipe a todo momento, não só na capacitação, é um fluxo de trabalho que demanda tempo, atenção e energia.

Pensando nisso, para espantar as “sombras” da sua TI de forma eficiente, conte com a INOVIT! Tira sua TI do escuro e planeje tudo para mitigar riscos e eliminar gargalos. Fale conosco hoje e faça seu diagnóstico!

Renato Carneiro – CEO INOVIT | INOVIT Consultoria e Soluções em TI