TI: um eixo estratégico para empresas de Contabilidade

O mundo contemporâneo traz cada vez mais exigências e desafios para empresas de todos os tipos. No caso da Contabilidade, foi-se o tempo em que as empresas da área trabalhavam de forma analógica; hoje, o desafio é analisar contas com rapidez, achar erros e pontos de atenção com inteligência avançada e se antecipar ao problema do cliente.

Nesse contexto é que entra a Tecnologia da Informação (TI): acabou o tempo do mero “suporte” reativo que reconectava uma impressora ou resolvia um “probleminha de conexão”. Agora, a TI passou a ocupar lugar de destaque enquanto meio de garantir velocidade, segurança e assertividade na rotina de trabalho.

Neste blog, já mostramos vieses específicos da TI na atuação de empresas de diferentes áreas como advocacia e saúde. Agora é a vez da Contabilidade: como, na prática, a TI pode (e precisa) se tornar um ativo estratégico? É o que pretendemos mostrar, citando, inclusive, o exemplo de um antigo e sólido parceiro: a Agilize, pioneira nacional em contabilidade digital.

Automação e inteligência na Contabilidade

O trabalho manual numa atividade como a Contabilidade, que lida com rotinas repetitivas – baixar notas, montar planilhas, consultar portais do governo – precisa ser superado. A falta de automação aumenta a incidência de erros, gera retrabalho e “rouba” as horas da equipe com tarefas que poderiam ser automatizadas mediante um bom planejamento de TI.

Segundo artigo da Escola Superior de Contabilidade, empresas da área que automatizam processos podem reduzir em até 70% o tempo de fechamento e tornar quase irrisório o risco de falhas. Processos como conciliação bancária, lançamentos recorrentes e extração de relatórios podem ser inteiramente automatizados, gerando mais fluidez, poupando tempo e mitigando erros.

A Tecnologia da Informação entra como elemento central na construção de rotinas de automação, desde a escolha ou desenvolvimento dos softwares até a sua implantação de forma testada e segura.

Além da automação propriamente dita, a presença de elementos de TI também auxilia num processo mais proativo que reativo, mas também ligado a rotinas automatizadas: o Business Intelligence (BI), conjunto de ferramentas que podem analisar dados e apresentar riscos e possibilidades de melhora na gestão do negócio. É a TI transformando dados em diagnósticos, facilitando, assim, a tomada de decisão.

Contabilidade na nuvem

Manter servidores físicos locais dentro da sede da sua empresa pode ter soado profissional e “seguro” anos atrás, mas, hoje, a realidade é que se tornam mais um problema do que uma solução.

A manutenção dos servidores é trabalhosa, pode sair cara, consome energia e acaba limitando o crescimento simplesmente por uma questão de capacidade física. Para piorar, um deslize na manutenção ou uma falha no planejamento da infraestrutura podem causar sérios prejuízos da noite para o dia.

A solução é migrar para a nuvem. Ao hospedar ERPs e arquivos na nuvem, reduzindo a dependência de servidores físicos, a empresa garante integração em tempo real com o cliente (bem como eventuais filiais) e reduz custos de infraestrutura.

Se a migração for feita por uma equipe especializada em TI, que adote rigidez na escolha e contratação da nuvem, bem como na migração propriamente dita, garante-se também mais segurança dos dados e operações.

Cibersegurança: um selo de confiança

Toda empresa de Contabilidade lida com uma série de dados sensíveis dos clientes – em especial, obviamente, os financeiros. Um vazamento de dados ou um ataque de ransomware – tema que tratamos recentemente aqui no blog – podem destruir a reputação do escritório e gerar problemas legais enormes.

Assim, a cibersegurança, que já é um tema de atenção em empresas de todas as áreas, torna-se ainda mais importante para garantir a tranquilidade dos clientes e a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ter a cibersegurança gerida e planejada por uma equipe profissional é um verdadeiro selo de confiança para qualquer cliente atento.

Vejamos alguns pontos de atenção quando o assunto é segurança digital, especialmente na área da Contabilidade:

Criptografia dos dados, tanto os armazenados quanto os que trafegam pela rede;

Data Loss Prevention, ou seja, programas que agem de forma preventiva na segurança dos dados, como, por exemplo, impedindo o envio de dados sensíveis via e-mails pessoais, etc;

EDR/XDR (Endpoint Detection and Response): sistemas que monitoram o comportamento de todos os dispositivos ligados ao sistema e barra ameaças em tempo real, antes que se espalhem;

Segmentação da rede interna, dividindo-a em blocos isolados, de forma que a “infecção” de um por vírus não prejudique os demais;

Backup 3-2-1: três cópias de cada arquivo, dois tipos de mídia diferentes e sendo uma fora da empresa, ou seja, na nuvem.

Agilize: um case de sucesso

Um ótimo exemplo de como uma TI bem estruturada pode auxiliar empresas de Contabilidade não apenas a ter mais assertividade e segurança, mas também a superar desafios crescentes num momento de expansão é o case da InovIT com a Agilize.

Primeira empresa no ramo de contabilidade digital no Brasil, a Agilize era uma startup em ascensão em 2019, o que levou a empresa a receber uma rodada de investimentos naquele ano.

A ampliação das operações da Agilize, que atendia apenas empresas de serviços e passou também a atender clientes na área do comércio, encontrou um desafio global que forçou ainda mais adaptações nos processos e planejamentos da empresa: a pandemia de Covid-19.

O momento era dinâmico, desafiador e a Agilize precisava:

Garantir suporte remoto aos clientes;

Agilidade na TI, garantindo o funcionamento em home office;

Operação sem interrupções;

Expansão sustentável dos sistemas em meio ao crescimento.

Nesse contexto é que surgiu a parceria com a InovIT, que, com profissionalismo e assertividade, garantiu o pleno funcionamento da empresa num contexto de distanciamento social e sua expansão em diferentes áreas – especialmente suporte e infraestrutura – sem sustos.

A Agilize teve o timing exato de buscar uma equipe de TI especializada e conseguiu navegar em águas tempestuosas a ponto de se consolidar como uma gigante nacional no ramo contábil.

Se você comanda um escritório contábil e percebeu que precisa se modernizar e garantir mais tranquilidade para sua empresa e seus clientes, não pense duas vezes: chame quem entende! Faça hoje um diagnóstico com a INOVIT!

Renato Carneiro – CEO INOVIT